Das Eisenhower-Prinzip ist ein einfaches und seit Jahrzehnten bewährtes Hilfsmittel für das persönliche Zeitmanagement. Wegen ihrer Einfachheit und unkomplizierten Anwendung hat die Eisenhower Matrix viele nachfolgende Zeitmanagement-Methoden überlebt und wird noch heute genutzt. Wir erklären im Folgenden, wie diese Zeitmanagement-Methode funktioniert, wie sind angewendet wird und worin die Vorteile liegen. Außerdem erläutern wir einige Anwendungsbeispiele.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Ein Eisenhower zugeschriebenes Zitat: „Die meisten Dinge, die dringend sind, sind nicht wichtig, und die meisten Dinge, die wichtig sind, sind nicht dringend“ ist gleichzeitig eine Erklärung für seine Intention, diese Matrix zu entwickeln. Die Eisenhower-Matrix – auch als „urgent-important matrix“ bezeichnet – ist ein einfaches Entscheidungsinstrument für ein effizientes Zeitmanagement. Mithilfe der Eisenhower Matrix können Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert werden. Der Aufbau der Eisenhower-Matrix ist sehr einfach.
Die Eisenhower Matrix ist in vier Teile oder Quadranten unterteilt:
- Quadrant 1: Aufgaben sind wichtig und dringend
- Quadrant 2: Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend
- Quadrant 3: Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig
- Quadrant 4: Aufgaben sind nicht wichtig und nicht dringend
Der Kern des Eisenhower-Prinzips ist das Verständnis für den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben.
Wer hat das Eisenhower-Prinzip erfunden?
Erfinder der Eisenhower Matrix ist Dwight D. Eisenhower. Eisenhower war ein amerikanischer General und von 1953 bis 1961 der 34. Präsident der Vereinigten Staaten. Die nach ihm benannte Matrix hat Eisenhower für sein persönliches Zeitmanagement entwickelt. Ziel war es, seine To-do-Liste zu priorisieren, um sich auf das konzentrieren zu können, was am wichtigsten war.
Was ist der Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben?
Wichtige Aufgaben helfen, die eigenen Ziele oder die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Sie sind oft langfristig ausgerichtet und führen möglicherweise nicht zu unmittelbaren Ergebnissen. Dies macht es leicht, sie kurzfristig für dringendere Aufgaben zu vernachlässigen.
Dringende Aufgaben sind zeitkritisch und erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Manchmal wird die Erledigung wichtiger Aufgaben so lange hinausgeschoben, bis sie dringend sind. Dies führt zu einem reaktionären Arbeitsmodus. Ständig müssen Feuer gelöscht werden und die nächsten dringenden Aufgaben warten schon auf die Bearbeitung. Wenn jedoch zwischen dringend und wirklichen wichtigen Aufgaben unterschieden wird, kann die Arbeit proaktiv angegangen werden. Und hierbei hilft das sogenannte Eisenhower-Prinzip.
Wie genau funktioniert das Eisenhower-Prinzip?
Jeder Quadrant der Eisenhower Matrix entspricht einer anderen Prioritätsstufe. Die Festlegung, welche Aufgaben oder Aktivitäten wichtig, dringend oder eine Kombination aus beiden sind, ermöglicht die Entscheidung, wie damit umzugehen ist. Die Einteilung verschiedener Aufgaben in die vier Quadranten ist sowohl aus geschäftlicher, als auch aus persönlicher Sicht sinnvoll. Im folgenden haben wir die Quadranten erklärt und nennen jeweils ein paar Beispiele.
Quadrant 1: Wichtig und dringend – Sofort erledigen
Im ersten Quadranten werden die wichtigen und gleichzeitig dringenden Aufgaben einsortiert. Diesen Aufgaben gehört die höchste Aufmerksamkeit. Sie müssen zeitnah erledigt werden.
Beispiele:
- Das Erstellen eines Angebotes für einen potentiellen und wartenden Kunden.
- Die Hausarbeit, die bereits morgen abgegeben werden muss.
- Das Tanken des Fahrzeugs, da dieses bereits auf Reserve fährt.
Quadrant 2: Wichtig und nicht dringend – Entscheiden und terminieren
Der zweite Quadrant enthält wichtige, aber nicht dringende Aufgaben. Das heißt, diese Aufgaben müssen zwar erledigt werden, aber es gibt keine unmittelbar bevorstehende Deadline. Eindeutige Fristen und die Integration dieser Aufgaben in den eigenen Zeitplan sind wichtig.
Beispiele:
- Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt.
- Sich um das Geburtstagsgeschenk für die Schwiegereltern kümmern.
- Die Wohnung aufräumen.
Quadrant 3: Nicht wichtig und dringend – Delegieren
Im dritten Quadranten finden sich alle Aufgaben, die zwar dringend aber nicht wirklich wichtig sind. Wenn möglich, sollten diese Aufgaben delegiert oder mit einem Hinweis auf die eigene Arbeit höflich abgelehnt werden. Ein gewisser zeitlicher Puffer für diese Aufgaben sollte dennoch eingerichtet werden.
Beispiele:
- Wenn ein Kollege darum bittet, einen Bericht zu prüfen, der in wenigen Stunden fertig sein muss.
- Wenn man angerufen wird, aber das Telefonat zu keinen Ergebnissen führt.
Quadrant 4: Nicht wichtig und nicht dringend – Aufgaben eliminieren
In Quadrant 4 finden sich alle nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben. Zum Beispiel Aufgaben, die sich wahrscheinlich irgendwann von selbst erledigen oder dich überhaupt nicht weiterbringen. Entweder werden diese Aufgaben sofort eliminiert, bzw. entsorgt oder sie werden in einer separaten Ablage gesammelt.
Beispiele:
- Einen Zeitungsartikel lesen.
- Unwichtige E-Mails bearbeiten.
- Ständig das Handy auf neue Nachrichten überprüfen.
- Sich zu sehr in Perfektionismus verstricken.
Das Eisenhower-Prinzip: Vorteile und Nachteile im Überblick
Wie jede Zeitmanagement-Methode hat auch das Eisenhower-Prinzip spezifische Vor- und Nachteile. Die Vorteile der Eisenhower Matrix sind:
- Einfachheit: Das Eisenhower-Prinzip ist leicht zu verstehen und ebenso leicht anwendbar.
- Effizienz: Das Eisenhower-Prinzip erleichtert die Priorisierung aller anfallenden Aufgaben, sodass sie effizient und entsprechend ihrer Bedeutung erledigt werden können.
- Zeitersparnis: Mithilfe der Eisenhower Matrix können zum Beispiel Aufgaben, die ohne wirklichen Nutzen unnötig Zeit verschwenden identifiziert werden.
Eine der größten Schwierigkeiten und Nachteile bei der Anwendung des Eisenhower Prinzips ist die Aufgabenpriorisierung. Die Entscheidung, welche Aufgaben wichtig, welche dringlich sind und welche ignoriert werden können ist nicht immer einfach – außerdem von Person zu Person auch sehr subjektiv. Hinzu kommt, dass die Erledigung wichtiger Aufgaben nur selten nicht dringlich ist und dringende Aufgaben selten unwichtig sind.
Best Practices für das Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip
Mithilfe einer einfachen Farbcodierung kann die Übersichtlichkeit der Eisenhower Matrix noch gesteigert werden. Die Farbcodierung jedes Quadranten nach Prioritätsstufe kann helfen, auf einen Blick schnell zu beurteilen, was als Nächstes auf der Liste steht. Die Matrix kann zum Beispiel mit personalisierten Farben angepasst oder mit den Farben einer Ampel wie folgt gestaltet werden:
- Rot: Dringende und wichtige Aufgaben (sofort erledigen)
- Gelb: Wichtig, nicht dringend (Entscheiden)
- Grün: Dringend, nicht wichtig (Delegieren)
- Grau: nicht wichtig, nicht dringend (Eliminieren)
Eisenhower Matrix: Begrenzung jedes Quadranten auf maximal 10 Elemente
Es ist empfehlenswert, die Anzahl der Aufgaben in jedem Quadranten auf maximal 10 zu begrenzen. Bewährt hat sich eine durchschnittliche Zahl von 5 bis 7 Aufgaben pro Quadrant. Zu viele Aufgaben führen auch beim Eisenhower-Prinzip schnell zu einer Überforderung.
Das Eisenhower-Prinzip ist immer dann sinnvoll anwendbar, wenn im Berufsleben aber auch im Privatleben bestimmte Aufgaben mit unterschiedlichen Prioritäten in einer sinnvollen Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Durch die Priorisierung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit liefert die Eisenhower Matrix einen schnellen Überblick über alle tagesaktuellen oder in den kommenden Tagen zu erledigenden Aufgaben.
