Sie lauern überall im Job, beim Lernen und im Alltag: unliebsame Aufgaben, die man lieber aufschiebt als angeht. Die Pomodoro-Technik verwandelt jegliche Prokrastination in Produktivität und hilft, das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Selbst die langweiligsten und anstrengendsten Aufgaben lassen sich dank der verblüffend einfachen Technik bewerkstelligen. Wie die Pomodoro-Technik die Produktivität ankurbelt, zeigt dieser Artikel.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Methode für besseres Zeitmanagement und mehr Produktivität. Dabei werden Aufgaben in Intervallen erledigt. Auf jedes Arbeitsintervall folgt eine kurze Pause. Das einzige Hilfsmittel, welches dabei für die Pomodoro-Technik wirklich notwendig ist, ist ein Timer.
Daher leitet sich auch der Name der Pomodoro-Technik ab, die der Italiener Francesco Cirillo erfunden hat. Cirillo nutzte einen Küchentimer, der wie eine Tomate aussah, um die Intervalle zu messen. Auf Italienisch heißt „Pomodoro“ Tomate – so wurde der Name geboren.
Wie funktioniert die Methode genau?
Bei der Pomodoro-Technik wird die Aufgabe in kleinere Häppchen zerlegt und gezielt in mehreren kurzen Zeitblöcken abgearbeitet. Die typische Länge eines Blocks (Pomodoro genannt) beträgt 25 Minuten. Während dieser 25 Minuten wird sich fokussiert und konzentriert mit der vorliegenden Aufgabe beschäftigt. Das Stichwort lautet „Monotasking“. Die gesamte Aufmerksamkeit liegt auf der zu erledigenden Aufgabe.
Laufen die 25 Minuten ab, klingelt der Timer und man macht Pause. Die Pause dauert klassischerweise fünf Minuten. In diesen fünf Minuten darf man sich frei beschäftigen. Nach Ablauf der Pause geht es wieder zur Aufgabe zurück. Ein weiteres Intervall von 25 Minuten Länge wird absolviert. Anschließend gibt es wieder eine fünfminütige Pause.
Einige Aufgaben lassen sich innerhalb weniger Zeitblöcke komplett erledigen. Andere Aufgaben benötigen Dutzende Intervalle. Auch zeitlich unbeschränkte Aufgaben, wie etwa Lernen, können mit der Pomodoro-Technik strukturiert und produktiv bewerkstelligt werden. Cirillo empfiehlt, drei Pomodori mit jeweils einer fünfminütigen Pause zu belohnen. Nach dem vierten Pomodoro rät der Erfinder zu einer längeren Pause von 30 Minuten.
Dieser Zyklus sähe dann so aus:
- Pomodoro 1 (25 min) + kurze Pause (5 min)
- Pomodoro 2 (25 min) + kurze Pause (5 min)
- Pomodoro 3 (25 min) + kurze Pause (5 min)
- Pomodoro 4 (25 min) + lange Pause (30 min)
Insgesamt umfasst der skizzierte Zyklus genau 2 Stunden und 25 Minuten.
Wie arbeitet man mit der Pomodoro-Technik produktiv?
Um die Produktivität und das Zeitmanagement durch die Pomodoro-Technik zu verbessern, werden zuerst konkrete Aufgaben ausgewählt und priorisiert. Idealerweise wird der Zeitaufwand für jede Aufgabe geschätzt. Kleinere Aufgaben können gebündelt und in einem Pomodoro gemeinsam erledigt werden.
Dabei kann man wie folgt vorgehen:
- Ist klar, welche Aufgabe angegangen wird, wird der Timer gestellt. Alles von einer physischen Eieruhr, der Timer-Funktion auf dem Smartphone bis hin zu speziellen Pomodoro-Tools (Apps und Websites) funktioniert.
- Die genannten 25 Minuten einstellen.
- Aufgabe fokussiert bearbeiten bis es klingelt.
- Klingelt der Timer, die Aufgabe von der To-do-Liste abhaken, falls sie gänzlich erledigt ist. Das erfolgreich absolvierte Intervall protokollieren.
- Kurze Pause (maximal 5 Minuten) machen.
- Ein neues Pomodoro starten. Das Prozedere wiederholen.
- Nach dem vierten Pomodoro eine längere Pause (etwa 20 bis 30 Minuten) einlegen.
Welche Vorteile hat die die Pomodoro-Technik?
25 Minuten – das ist eine überschaubare Zeit! 25 Minuten kann man praktisch jeder Aufgabe widmen. Egal, ob diese gähnend langweilig, nervtötend oder überwältigend ist. Das ist das Geheimnis der Pomodoro-Technik und der Grund dafür, warum die Methode die Produktivität steigert und das Zeitmanagement verbessert.
Anstatt die Arbeit und unliebsame Aufgaben aufzuschieben, werden sie in Häppchen angegangen. Dank der fest eingeplanten Pausen wirkt die Arbeit weniger anstrengend und fühlt sich nicht überwältigend an. Die Arbeit verläuft auch strukturierter und man schafft am Ende des Tages tatsächlich mehr. Außerdem hilft die Technik den berühmt-berüchtigten inneren Schweinehund zu überwinden. Zu 25 Minuten lässt sich das faulste Faultier überreden. Aufgrund des überschaubaren Zeitraums ist es einfacher, mit der Arbeit anzufangen. Es wird weniger prokrastiniert und die Produktivität steigt. Zudem arbeitet man effektiver.
Ein weiterer Vorteil der Pomodoro-Technik ist, dass man mehr Pausen einlegt als sonst. Dadurch fühlt man sich erholter, auch die Augen werden weniger müde und abends ist man weniger schlapp. Motivation und Produktivität profitieren.
Und schlussendlich hilft die Pomodoro-Technik auch dabei, besseres Zeitmanagement zu erlernen. Mit der Zeit bekommt man ein immer besseres Gefühl dafür, wie zeitintensiv bestimmte Aufgaben sind und wie viele Intervalle pro Aufgabe benötigt werden.
Welche Nachteile hat die die Pomodoro-Technik?
Echte Nachteile gibt es bei der Pomodoro-Technik fast gar nicht. Kritiker bemängeln, dass die Pomodoro-Technik unflexibel sei. Dabei lassen sich die einzelnen Zeitabschnitte bei Bedarf auch modifizieren.
Einige monieren auch, dass es realitätsfern sei, die gesamte Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe zu richten. Tatsächlich lauern im Job und Alltag viele Ablenkungen und anfangs fällt es nicht leicht, sich 25 Minuten lang zu konzentrieren. Mit der Zeit verbessert sich die Konzentrationsspanne und es gelingt immer leichter, ohne Unterbrechungen fokussiert zu arbeiten.
Pomodoro-Technik: Beispiel für die korrekte Anwendung der
Der korrekte Pomodoro-Zyklus besteht aus jeweils einem Pomodoro und einer Pause. Wie viele der Intervalle nacheinander erledigt werden, kann unterschiedlich sein. Alle angefangenen Intervalle werden protokolliert.
Das Protokoll kann folgende Spalten umfassen:
- Erfolgreich erledigte 25-Minuten-Intervalle
- Erledigte Aufgaben (To-do-Liste)
- Ablenkungen/Unterbrechungen
Laut Erfinder führen Unterbrechungen der Arbeit dazu, dass das Intervall nicht als „erfolgreich absolviert“ eingestuft wird. Denn ein Bonus der Pomodoro-Technik ist die Auswertung nach getaner Arbeit. Je mehr Pomodori bzw. Zeitabschnitte erfolgreich absolviert wurden, desto zufriedener kann man mit seiner Produktivität sein.
Gleichzeitig erlaubt die Auswertung des Protokolls auch wertvoll Einsichten, die sich wiederum ausnutzen lassen, um das Zeitmanagement zu perfektionieren und die Produktivität noch weiter zu steigern. Aus dem Protokoll lässt sich etwa ableiten:
- Welche Unterbrechungen kommen vor? Wie lassen sich diese Unterbrechungen vorbeugen/vermeiden?
- Gibt es bestimmte Zeiten, in denen es zu Unterbrechungen kommt?
- Wann ist die eigene Produktivität am höchsten?
- Bei welchen Aufgaben wurde der Zeitaufwand unterschätzt?
Wie geht man sinnvoll mit Ablenkungen um?
Das volle Potenzial der Pomodoro-Technik lässt sich nur ausschöpfen, wenn der Fokus auf der Aufgabe liegt. Ablenkungen lassen sich mit folgenden Tipps managen:
- Einen ruhigen Ort suchen (Tür schließen)
- Smartphone auf stumm schalten oder Anrufumleitung einstellen
- E-Mail-Postfach schließen und Benachrichtigungsfunktionen zeitweise deaktivieren
- Mitmenschen/Kollegen sagen, dass man konzentriert arbeiten will und ab welcher Uhrzeit man wieder zur Verfügung steht
Zu den Tipps gehört auch der direkte Umgang mit Ablenkungen: Wird man angesprochen/unterbrochen, dann freundlich mitteilen, dass man in X Minuten (nach Ablauf der Arbeitsintervalls) zur Verfügung steht.
Fazit
Die Pomodoro-Technik ist eine genial simple Methode, um die eigene Produktivität zu steigern. Das einzige benötigte Hilfsmittel ist ein Timer. Die Methode funktioniert für alle Arten von Aufgaben im Job, im Studium, in der Schule oder im Alltag. Auch unliebsame Aufgaben lassen sich dank der Pomodoro-Technik bewerkstelligen.
